Analyse des parties prenantes

Particulièrement adapté pour les projets engendrant de forts changements ou impactant beaucoup de monde, cet outil permet d’anticiper les barrières et faciliter la réussite du projet.

Introduction

Dans un projet engendrant de fort changement ou impactant beaucoup de monde, il est important de maintenir de bonnes relations avec les personnes ayant une « certaine » influence. Pour cela, en début de projet, l’animateur du changement doit analyser « le terrain » et mener une analyse des parties prenantes.

La méthode

Identifier les parties prenantes

Les parties prenantes sont des individus ou des groupes qui ont des droits, des intérêts ou qui seront directement ou indirectement impactés par les résultats du projet. Elles peuvent jouer un rôle positif en contribuant au succès du projet ou, au contraire, causer des problèmes s'ils ne sont pas pris en compte de manière appropriée.

Pour les identifier, il est important de se poser les questions suivantes :

• Qui sera concerné par les résultats du projet ?
• Qui sera impacté par les changements découlant du projet ?
• Qui devra être impliqué ou intervenir activement dans la réalisation du projet ?

Quelques des exemples de parties prenantes :

Prioriser les parties prenantes

On priorise les parties prenantes en les plaçant sur une matrice à 2 dimensions :

• Intérêt: L’intérêt de la partie prenante est conditionné par le résultat du projet. En clair, est ce que le résultat du projet impacte de manière positive (elle retire un bénéfice) ou négative (perdre ses avantages) cette partie prenante.

• Pouvoir ou Influence : cet axe reflète le niveau d’influence positive ou négative que peut avoir la partie prenante sur le bon déroulement du projet.

Cette matrice met en avant les 4 catégories de parties prenantes, pour lesquelles nous devrons adaptées nos actions :

• Collaborer : ce sont les personnes dont il va falloir obtenir l’engagement dans le projet. Pour cela, on va fournir le maximum d’effort pour les satisfaire et les maintenir impliqués.

• Satisfaire : Non directement impacté par le projet mais susceptible de l’entraver, il faut les maintenir au courant et reconnaître leur point de vue. Éventuellement, étudier la manière dont on peut atténuer leur impact.

• Impliquer : Il faut les tenir au courant du projet, et leur en parler afin d’obtenir leur participation à bon escient. Ce type de personne peut nous aider pour les détails du projet.

• Contrôler : simplement les surveiller et avoir une stratégie d’information globale.

Comprendre les parties prenantes

Une fois que l’on sait qui sont les parties prenantes, on doit apprendre à les connaître pour comprendre ce qu’elles ont besoin et mieux répondre à leurs attentes et motivations. Pour cela, on retrouve 3 méthodes :

• Les enquêtes (sondage) : adapté lorsqu’il y a beaucoup de parties prenantes, cela consiste en une simple enquête téléphonique ou mail. On l’utilisera principalement pour la catégorie « A contrôler ».
• Les focus group : en groupe de même type de parties prenantes, on va les réunir pour partager et comprendre le besoin. On l’utilisera pour les catégories « Satisfaire » et « Informer ».
• Les entretiens individuels : On réservera l’utilisation de cet outil pour la catégorie « Collaborer ».

Les questions clés auxquelles on doit répondre sont :

• Pourquoi ces personnes sont des parties prenantes ?
• De quoi ont-elles besoin de l’équipe projet ?
• Quels sont les intérêts financiers sur les résultats du projet ? Sont-ils positifs ou négatifs ?
• Qu’est ce qui les motive le plus ?
• Qu’elle est leur probabilité de défendre le projet ou au contraire de l’attaquer ?
• Qu’elles sont leurs liens avec les autres parties prenantes ?
• Quels sont leurs moyens d’influence ? En quoi l’équipe projet a-t-elle besoin d’eux ?
• Quelles sont les informations qu’ils attendent de l’équipe ?
• Quels sont les meilleurs moyens pour communiquer avec eux ?
• Quelle est la fréquence d’informations ?
• Quelles sont leurs opinions vis-à-vis du travail actuel ? Ont-ils les bonnes informations ?
• Qu’est ce qui influence leurs opinions ? Et qui influence leurs opinions sur vous ?
• Si leur avis n’est actuellement pas positif, qu’est ce qui pourrait les faire changer ?
• Qui peut être influencé par leurs opinions

Écrire le rapport des parties prenantes

Une fois l’ensemble de données récoltées, il nous reste à en écrire un rapport synthétique. Il est sous la forme d’un tableau classant selon :

1. Groupe de partie prenante

2. Classification

3. Intérêt principal

4. Canaux de communication

5. Fréquence