Le Benchmark

Outil du Lean 6 Sigma par excellence, les Benchmark sont des accélérateurs du changement.

Introduction

Le benchmark, ou référence, a été développé dans les années 80 par les industriels américains pour rivaliser avec l'excellence des Japonais. Son objectif principal est de mettre en place les meilleures pratiques, que ce soit dans la conception de produits, les processus, les services commerciaux, ou encore dans l'implémentation du Lean 6 Sigma.

Le benchmark revêt une importance cruciale en termes d'apprentissage, car il nous permet de remettre en question les paradigmes existants. Il agit comme un véritable accélérateur du changement.

Les origines de ce concept remontent aux écrits du général Sun Tzu, qui affirmait : "Si tu connais ton ennemi et toi-même, tu n'auras pas peur de faire 100 batailles." Cette citation souligne l'importance de comprendre les forces et les faiblesses de son propre système, ainsi que celles de la concurrence, pour atteindre l'excellence opérationnelle.

Le concept

Le benchmark repose sur une remise en question constante et une volonté d'amélioration continue. En utilisant le benchmark, nous cherchons à identifier les meilleures pratiques en nous comparant à ceux que nous considérons comme étant les meilleurs. Cela nous permet d'accéder rapidement aux approches les plus performantes tout en évitant les risques liés à l'exploration de voies incertaines.

Les Japonais ont su tirer parti de ce concept de manière remarquable. Grâce au benchmark, ils ont pu se rétablir plus rapidement des ravages de la Seconde Guerre mondiale et mettre en œuvre le principe du Dantotsu, qui signifie être le meilleur en surpassant la concurrence.

Le benchmark interne

Le benchmark interne joue un rôle crucial au sein des entreprises possédant plusieurs sites, en favorisant la standardisation des bonnes pratiques. Ils sont d’autant plus intéressants que les informations sont facilement accessibles et qu’ils sont simples à organiser. Cependant, il convient de reconnaître que le fait d'être "en interne" présente un risque potentiel d'autosatisfaction et de consanguinité intellectuelle.

Le benchmark externe

De son côté, le benchmark externe est celui qui apporte le plus de valeur ajoutée. Il en existe de différents types que nous détaillons ci-dessous.

Concurrentiel

L’objectif est de pouvoir se comparer avec notre concurrent direct afin d'évaluer notre performance et d'identifier les domaines où nous pouvons nous améliorer. Comparer nos pratiques à celles de nos partenaires est relativement simple et offre des avantages évidents. Cependant, obtenir les informations nécessaires dans la plupart des cas peut s'avérer complexe, ce qui limite souvent les révélations.

Fonctionnel

Cela consiste à visiter d'autres entreprises, qu'elles appartiennent au même secteur ou non, afin de comparer les pratiques spécifiques à un processus donné, tel que le contrôle qualité ou le processus d'emballage. Lorsqu'il s'agit d'un sujet lié au Lean 6 Sigma, nous pouvons examiner les outils utilisés, les résultats obtenus, les délais, les obstacles rencontrés et le niveau de maturité.

Collaboratif

Appelés les Gemba Walk, ils visent à construire une collaboration à long terme et à se challenger mutuellement. L'objectif principal est de mutualiser les connaissances et d'avancer plus rapidement. Dans ce cadre, une entreprise peut entreprendre un projet TPM (Total Productive Maintenance) tandis qu'une autre se concentre sur un projet JAT (Juste-à-Temps). Une fois les deux projets terminés, un benchmark mutuel est réalisé pour évaluer les résultats obtenus.

Ce type d'initiative de benchmarking se déploie souvent entre plus de deux entreprises. Il peut être initié par des chambres de commerce et d'industrie (CCI), des organismes régionaux, des associations, ou d'autres entités similaires.

Méthodologie

Organiser un benchmarking doit suivre un minimum de méthodologie. Ce n’est pas en effet une visite de courtoisie, ou une sortie touristique.

1. Objectif

La première étape est de définir l'objectif du benchmark. On identifier ce que l'on souhaite comparer ainsi que la méthode à utiliser (interne, collaboratif, etc.). Ce choix doit être guidé par les principales problématiques auxquelles l'entreprise est confrontée et par sa stratégie future, qu'il s'agisse de la qualité, du Lean Management ou d'autres domaines.

C'est également à ce stade que l'on doit décider du niveau de benchmark souhaité : cherchons-nous à nous mesurer à des références légèrement supérieures ou au sommet de l'excellence ? L'intérêt du premier choix est que nous pourrons plus facilement nous approprier les enseignements du benchmark pour les mettre en œuvre rapidement. Le second choix nous donnera une vision à plus long terme, bien que cela puisse également susciter des appréhensions.

2. Autoévaluation

Ensuite, on s’évalue pour identifier l’entreprise qui pourra nous apporter des connaissances. On analyse les résultats obtenus étant en lien avec l’objectif du benchmark en s’efforçant d’être le plus objectif possible.

3. Planification

Tout d'abord, il est essentiel de constituer une équipe dédiée au benchmark, en sélectionnant les membres en lien direct avec la problématique ciblée. Il est recommandé de limiter l'équipe à un maximum de 10 personnes, principalement pour des raisons de sécurité, afin de ne pas perturber le fonctionnement des ateliers.

En fonction de l'objectif et du type de benchmark définis, il est temps de rechercher l'entreprise la plus appropriée. Il est conseillé de dresser une liste d'entreprises potentielles, car il est possible que la première entreprise sollicitée ne soit pas intéressée. Ce type d'action repose souvent sur des relations, il est donc recommandé d'explorer les connexions au sein de votre propre entreprise, vos concurrents, vos fournisseurs ou même vos clients.

Une fois la liste établie, le chef de projet doit établir une relation avec les entreprises ciblées et essayer de trouver celle qui acceptera de participer au benchmark. Il est recommandé de mettre en avant les avantages mutuels de cette collaboration, tels que l'élargissement du réseau de relations et l'augmentation des connaissances pour tous les participants.

Lorsqu'une entreprise accepte de participer au benchmark, il est nécessaire de signer un protocole d'accord qui précise les aspects tels que la confidentialité, les éventuels coûts, la sécurité et les restrictions photographiques.

En interne, l'équipe projet devra définir avec précision les données à collecter et la méthode à utiliser pour les recueillir.

4. Déroulement du benchmark

Sur place, outre le fait de respecter le protocole, l'objectif principal est de recueillir toutes les données pertinentes liées à notre objectif. Il est essentiel d'être le plus précis possible dans la collecte des données afin de faciliter leur traitement ultérieur. Ces données doivent nous permettre de comparer notre propre situation avec celle de l'entreprise partenaire. Il est important de recueillir les mêmes types de données que celles utilisées pour établir notre propre situation.

Si nous constatons une situation où l'entreprise partenaire excelle largement, il est essentiel de chercher à comprendre comment ils ont atteint ce niveau de performance. Il convient de poser des questions sur les étapes, les obstacles, les ressources et le temps nécessaires pour parvenir à cette situation.

5. Traiter les informations

Après avoir réalisé un benchmark, il est essentiel de traiter rapidement les informations recueillies afin de ne pas perdre leur valeur. L'équipe chargée du benchmark devra se réunir dans un délai bref pour faire le compte rendu et tirer des conclusions. Il sera nécessaire de comparer notre propre situation avec celle observée lors du benchmark et d'identifier les écarts ou les "gaps". En résulte un plan d'actions qui devra être validé par la direction de l'entreprise. Ce plan d'actions sera ensuite intégré au processus standard de gestion des projets.

Une fois que les actions auront été mises en place, il sera important d'effectuer un bilan final du benchmark. Ce bilan permettra de mesurer l'impact des actions entreprises suite au benchmark et d'évaluer les résultats obtenus. Il est également essentiel de communiquer largement sur les bénéfices et les enseignements tirés du benchmark, afin de valoriser l'apport de cette démarche.