Catégories

Lean Office ou comment réorganiser l'organisation administrative des entreprises avec les outils du lean manufacturing - www.ma-boutique-en-lean.fr

Le LEAN OFFICE

Le terme LEAN OFFICE associe deux mots anglais, LEAN signifiant "maigre", "ajusté" et OFFICE correspondant au bureau. Il va donc s'agir des services administratifs d'une entreprise ou d'une organisation.

À l'origine, le Lean Office est issu du milieu industriel où les techniques d'organisation et d'optimisation mises en place avaient déjà fait leurs preuves.

Le Lean Office a su transposer ces processus au sein des services administratifs.

L'OBJECTIF DU LEAN OFFICE

objectif lean office - lean management - www.ma-boutique-en-lean.fr

L'objectif principal du Lean Office réside dans l'optimisation de toutes les tâches et missions administratives.

À contrario, une différence importante est à prendre en considération dans ce parralèle avec les processus industriels et le Lean Office.

En effet, en ce qui concerne le lean manufacturing, ce sont essentiellement les machines de production auxquelles il est fait appel.

Or, l'essence même du Lean Office réside dans l'intervention de l'humain qui est complètement essentielle et prépondérante. En effet, ce sont les collaborateurs eux-mêmes qui sont les producteurs.

De même, si l'on compare à nouveau le Lean Office aux techniques d'optimisation industrielle appelées encore Lean Manufacturing, une autre différence flagrante est à noter. Celle-ci se réfère à la typologie des flux concernés.

En effet, dans les processus industriels, on parlera de flux physiques puisqu'il s'agit de fabrication de produits manufacturés.

Le Lean Office, comme nous l'avons évoqué, s'adresse lui au facteur humain et ces flux vont concerner l'information. À nouveau, tout comme pour le Lean Manufacturing, le Lean Office fait appel et s'appuie sur des méthodes, processus et outils éprouvés et vérifiés, comme, par exemple, la démarche 5S.

Rappelons à nouveau que l'objectif principal du Lean Office réside dans la maximisation des performances au sein des processus administratifs et des activités de service.

QUESTION CONCERNANT LE LEAN OFFICE

question sur le lean office - lean management - ma-boutique-en-lean.fr

Aussi, comment le Lean Office peut-il permettre de faire émerger les dysfonctionnements au sein d'un service administratif ?

Quels sont les méthodes, outils et processus innovants et garants d'un gain de productivité mesurable au sein de ces services?

Tout comme pour chaque organisation, chaque service qui souhaite un changement visant l'amélioration de sa productivité et de sa rentabilité, une étude, un état des lieux vont permettre de révéler les anomalies et les dysfonctionnement afin de les palier et les résoudre dans les meilleurs délais.

Ces méthodes et outils, tels que le diagramme spaghetti, la cartographie VSM ou encore la démarche 5S ne sont pas suffisants pour favoriser et faire perdurer à eux-seuls amélioration des gains de productivité dans ces services administratifs.

Il est essentiel et primordial de s'appuyer, au-delà des outils, sur une démarche bien définie et structurée. Cette démarche doit intégrer un ou des objectifs précis, bien définis en amont, mesurables et quantifiables.

Il est important de souligner, qu'afin que ces améliorations s'inscrivent dans un cycle d'amélioration continue, l'organisation doit avoir recours à un principe qui vise cet objectif de changements, palier par palier, régulièrement, avec constance et dans la continuité.

Il serait en effet vain et coûteux que ces changements ne soient que ponctuels sans visée à long terme.

À nouveau, un concept utilisé dans l'industrie, mais qui peut s'appliquer à bien d'autres secteurs d'activité et mettre à titre personnel va prendre toute sa place.

Ce concept a pour nom Kaizen. L'objectif du Kaizen, qui s'apparente plus à une philosophie ou à un état d'esprit englobe une procédure chronologique, simple et précise qui a la particularité d'y ajouter l'implication et les prises de décision collaboratives des acteurs des services administratifs.

CONCLUSION SUR LE LEAN OFFICE

conclusion lean office lean management - ma-boutique-en-lean.fr

En résumé, le Lean Office ne concerne pas seulement les métiers du tertiaire, mais toute entreprise ou organisation qui dispose d'un service administratif.

La mise en oeuvre et l'utilisation régulière du Lean Office favorise, de manière indéniable et très positive, l'amélioration de la productivité, des coûts, des délais et de la qualité du service rendu auprès des clients.